A gestão de tarefas e tempo são grandes aliadas na rotina de trabalho e estudo, e ainda podem ajudar na vida pessoal.

Gerir bem o tempo resulta em mais momentos livres para relaxar, mais tempo para os estudos, ficar com a família ou até para trabalhar mais. 

Com uma organização alinhada à gestão de tarefas, você terá mais tempo para demandas da sua empresa ou vida social. Além de ser um benefício para a produtividade, pois fará com que demandas sejam executadas em tempo hábil e com qualidade. 

Existem muitas formas de organizar as tarefas, por isso vamos te ajudar a descobrir algumas delas, e assim ter um relacionamento saudável com a sua agenda.

Mas, afinal, como ter um relacionamento saudável com a gestão de tarefas?

Antes de mais nada devemos conhecer bem cada palavra. 

Tarefa é um substantivo feminino, significa “qualquer trabalho, manual ou intelectual, que se faz por obrigação ou voluntariamente”.

Prazo é um substantivo masculino e significa “Espaço de tempo convencionado, dentro do qual deve ser realizada alguma coisa”.

Resumindo, os dois são tudo o que você precisa fazer e em quanto tempo precisa entregar e/ou terminar. 

Importante lembrar que, para a tarefa ser um sucesso e estar dentro do prazo estipulado, você precisa ter todas as ferramentas para isso. Por exemplo, um designer, para concluir uma arte precisa do briefing completo, assim pode calcular o tempo que a peça irá demandar.

Você sabe quantas tarefas faz em uma semana? E em quanto tempo?

Uma dica é anotar tudo o que você precisa fazer. 

Ter uma centralização de todas as suas tarefas pessoais e profissionais pode te proporcionar uma visão completa, e assim organizar mais facilmente todas as suas demandas. Sejam elas coordenar um projeto, reordenar a estante de livros ou aprender sobre uma nova rede social, por exemplo o TikTok.

A vantagem de ter tudo a vista é estabelecer a ordem de prioridade e dificuldade, além de poder se organizar para antecipar ou mudar o prazo de demandas.

Pois, se for possível terminar antes do prazo, é possível priorizar outra tarefa, ou remanejar as demais se perceber que a complexidade de uma vai levar mais tempo que o previsto.

Sempre tenha um prazo, e sempre que possível tente cumpri-lo antes da data final. Assim, você não corre o risco de qualquer tipo de atraso da demanda.

Ferramentas para organização


Planner / Agenda / Caderno

Para quem prefere o método manual, o bom e velho papel é um grande aliado para anotar tarefas e compromissos. Seja agenda, caderno, bloco de anotação ou um planner, tudo é válido, até quadro branco na parede.

Além de pontuar tudo o que precisa ser feito, você pode alinhar o seu tempo de atividades com o tempo das reuniões e ter uma visão completa de como está o seu dia, semana e mês

Dica: separe a página da agenda em duas colunas, em uma anote compromissos e na outra as tarefas do dia ou semana.

Aplicativos

  • Remember the Milk

Acessível no formato site e/ou aplicativo, o Remember the Milk é uma ferramenta completa para organizar demandas.

Ao criar uma tarefa, você pode escolher a data de conclusão, data inicial, nível de prioridade, repetição, localização, estimativa de tempo que irá gastar e ainda é possível compartilhar a demanda com alguém.

Possui uma interface muito simples e com visualização das tarefas em “Hoje”, “Amanhã”, “Esta semana” e “Dada a outros” (para as demandas compartilhadas). 

  • Evernote / Google Keep

Bloco de notas digital onde é possível separar suas anotações e tarefas por cadernos e etiquetas.

Também dá para fazer anotações a mão, incluir fotos, digitalizar documentos. Pode ser acessado tanto pelo celular, quanto pelo navegador.

Assim como nas funcionalidades de compartilhamento de arquivos do Google Drive, você pode compartilhar as anotações com outras pessoas.

  • Google Agenda

Para quem já usa a agenda do Google como agenda oficial, vale a pena começar a usar as tarefas e lembretes da mesma ferramenta.

As tarefas e lembretes são criadas como uma reunião e podem ser colocados para um horário específico ou para o dia inteiro.

Ao concluir, é importante marcar na agenda como “concluído”, caso contrário a demanda irá automaticamente para o dia seguinte.

Gerenciadores de Tarefas em equipe 

  • Trello (também podem ser usados para uma pessoa)

Trello é um programa para gestão de tarefas em grupo ou individualmente. É intuitivo e trabalha com o método Kanban. 

Essa metodologia foi desenvolvida no Japão, pela Toyota, e consiste basicamente em colocar as atividades em cartões dentro de colunas específicas, por exemplo “a fazer”, “fazendo”, “finalizado”. A cada finalização de uma etapa o cartão muda para a próxima coluna.

Dentro do Trello você pode customizar sua área de trabalho, adaptando-a de acordo com as demandas e criando colunas e nomes para cada etapa. 

Os cartões podem ser preenchidos com nome da tarefa, briefing e, se for o caso, pode-se convidar alguém da equipe e tornar-lo responsável pela execução.

  • Asana, Artia, Slack, iClips, When I Work

Funcionam como o Trello, mas para gestão de equipe possuem outras funcionalidades interessantes. Como outros formatos de visualização, chat, relatórios, etc.

Planilhas

Crie um calendário semanal, ou mensal, em uma planilha. 

Use uma célula para anotar tudo o que precisa ser feito no dia. Pronto!

É um mecanismo fácil para editar informações, trocar tarefas de dias ou até destacar prioridades por cor. 

No Google Planilhas é possível encontrar calendários prontos, basta apenas inserir as suas tarefas e começar.

Encontre a melhor forma de organização para você

Agora que você já tem dicas e ferramentas, coloque em prática a sua gestão de tarefas e organize seu tempo. 

Importante lembrar que não existe uma regra e um método correto. A opção correta é a que melhor te atende. 

Use a sua disposição a seu favor. Se você é uma pessoa mais produtiva em um determinado turno, use-o para atividades mais complexas e que vão demandar mais tempo. 

Faça testes, calcule o tempo gasto e sempre comece a sua semana e o dia, dando uma olhada geral nas suas tarefas, tenha noção do dia de amanhã e dos seus prazos.

Por fim, não se esqueça de anotar na sua agenda um momento para conferir outros posts no blog da Gruv e assinar a nossa Newsletter.